IT-Einstieg mit Dienstleister: Der Leitfaden für kleine Unternehmen
Sie führen ein kleines Unternehmen, und die IT läuft nebenbei mit - beim Chef, bei einer Mitarbeiterin oder bei einem Bekannten? Dieser Leitfaden zeigt Ihnen in verständlichen Worten, was ein IT-Dienstleister für Sie übernimmt, wie der Einstieg abläuft und woran Sie einen guten Partner erkennen.
Er richtet sich an Handwerk und Bau, Kfz-Betriebe, Dienstleister und Selbstständige, kleine Praxen und Kanzleien und Vereine - an alle kleinen Unternehmen, die keine eigene IT-Abteilung haben und auch keine aufbauen wollen. Sie müssen nichts verstehen, um anzufangen - ein Gespräch reicht.
Woran Sie merken, dass es Zeit für einen IT-Dienstleister ist
Selten ist es eine große Entscheidung. Meist gibt ein Anlass den Ausschlag, der zeigt: Die IT sollte nicht länger nebenbei laufen.
- Ein Ausfall kostet einen Arbeitstag. Der Rechner startet nicht, der Drucker streikt, das Fachprogramm hängt - und niemand weiß, wen man anrufen soll.
- Im Umfeld gab es einen Angriff. Ein Geschäftspartner wurde erpresst, eine gefälschte E-Mail sah täuschend echt aus. Spätestens dann stellt sich die Frage, wie gut die eigene Datensicherung im Unternehmen ist.
- Ein Programm erreicht sein Supportende. Wie zuletzt bei Windows 10 und Office 2021 endet die Unterstützung durch den Hersteller, und Rechner müssen umgestellt werden.
- Die E-Rechnung kommt. Rechnungen müssen elektronisch empfangen und bald auch ausgestellt werden - dafür braucht es passende Programme und eine saubere Ablage. Mehr dazu im Ratgeber zur E-Rechnung-Pflicht 2027.
- Ein neuer Mitarbeiter fängt an. Rechner, Zugänge, E-Mail und Telefon müssen eingerichtet werden - und im Tagesgeschäft hat niemand Zeit dafür.
- Der Bekannte hat keine Zeit mehr. Wer die IT bisher aus Gefälligkeit betreut hat, zieht weg, wechselt den Job oder ist im Notfall nicht erreichbar.
Trifft einer dieser Punkte zu, ist jetzt ein guter Zeitpunkt - nicht erst nach dem nächsten Ausfall.
Was ein IT-Dienstleister für Ihr Unternehmen übernimmt
Ein IT-Dienstleister ist für kleine Unternehmen so etwas wie eine externe IT-Abteilung: Er hält Rechner, Server und Netzwerk auf dem aktuellen Stand, sichert Ihre Daten und hilft, wenn etwas nicht funktioniert. Sie lagern die IT aus, ohne dafür eigene Fachleute einzustellen.
Wartung und Updates
Betriebssysteme und Programme werden regelmäßig aktualisiert, damit Sicherheitslücken nicht zum Problem werden. Mehr zur IT-Wartung mit Wartungsvertrag.
Überwachung (Monitoring)
Die Systeme werden laufend überwacht, damit Störungen früh auffallen.
Datensicherung (Backup)
Ihre Daten werden regelmäßig gesichert, damit nach einem Defekt oder Angriff nichts verloren ist.
Hilfe per Fernwartung und vor Ort
Viele Anliegen lassen sich per Fernwartung klären - der Techniker schaltet sich mit Ihrer Zustimmung auf Ihren Rechner, ohne dass Sie auf einen Termin warten. Muss Hardware getauscht werden, kommt er in den Betrieb.
Server
Statt eines eigenen Servers im Büro können Sie einen Server im okm-Rechenzentrum mieten - ohne Serverraum, Kühlung und Stromkosten im Betrieb.
Programme und Fachsoftware
Ihre Fachprogramme werden eingerichtet, aktualisiert und betreut. Mehr unter Software-Lösungen.
Drucker und Kopierer
Druck- und Kopiersysteme mit Service, inklusive Zubehör und Verbrauchsmaterial.
Datenschutz
Auf Wunsch ein externer Datenschutzbeauftragter, der Dokumentation und Schulung übernimmt.
Bei okm kommt all das aus einer Hand: IT, Kommunikation und Bürotechnik von einem Ansprechpartner. Welche Leistungen Ihr Betrieb wirklich braucht, klären wir im Erstgespräch - einen Überblick gibt die Seite alle Leistungen von okm.
So läuft der Einstieg bei okm - Schritt für Schritt
Der Einstieg mit okm läuft in bis zu vier Schritten, und der erste kostet Sie nichts. Nach jedem Schritt entscheiden Sie, wie es weitergeht.
- 1Erstgespräch und Erst-Analyse am Telefonkostenfrei und unverbindlich
- 2IT-Infrastruktur-Analysezum Selbstkostenpreis
- 3Einmalige Umsetzungenbei Bedarf
- 4Laufende Betreuungfester Ansprechpartner
1. Erstgespräch und Erst-Analyse am Telefon
Im kostenfreien und unverbindlichen Erstgespräch lernen wir Ihren Betrieb kennen und klären, wo Ihre IT heute steht. Auf Grundlage Ihrer Angaben erhalten Sie dabei eine erste Einschätzung am Telefon: Wo liegen Risiken, was ist dringend, was kann warten? Sie müssen dafür nichts vorbereiten.
2. IT-Infrastruktur-Analyse
Soll es tiefer gehen, prüfen wir in der IT-Infrastruktur-Analyse Ihre gesamte IT-Umgebung und den Zustand aller Systeme und leiten daraus konkrete Empfehlungen ab. Die Analyse erhalten Sie zum Selbstkostenpreis.
3. Einmalige Umsetzungen
Was die Analyse empfiehlt, setzen wir bei Bedarf um - zum Beispiel Rechner und Server einrichten, das Netzwerk erneuern oder Ihre Fachprogramme umziehen. Sie entscheiden, welche Maßnahmen Sie beauftragen.
4. Laufende Betreuung
Danach bleiben wir Ihr fester Ansprechpartner - vor Ort, per Fernwartung und aus dem eigenen okm-Rechenzentrum. Welche Geräte und Leistungen die Betreuung umfasst, legen wir gemeinsam fest.
Was Sie im Leitfaden finden
Die Kapitel beantworten typische Fragen vor dem Einstieg:
IT-Dienstleister finden
Worauf Sie bei der Auswahl achten sollten, zehn Fragen an jeden Dienstleister und wie ein Wechsel ohne Bruch gelingt. Zum Kapitel IT-Dienstleister finden
Was kostet IT-Betreuung?
Abrechnungsmodelle, was in einer Pauschale stecken sollte und welche Kosten die Eigenlösung versteckt. Zum Kapitel Kosten der IT-Betreuung
Gut vorbereitet ins Erstgespräch
Was im Gespräch passiert und welche Angaben helfen. Zum kostenlosen Erstgespräch
Zum Mitnehmen: Checkliste und Vorbereitungsbogen
Beide Unterlagen können Sie kostenlos und ohne Anmeldung herunterladen, ausdrucken und im Betrieb weitergeben.
- Checkliste „IT-Einstieg in 10 Schritten“ (PDF, 2 Seiten, 107 KB) - zehn Schritte zum Abhaken und zehn Fragen an jeden IT-Dienstleister.
- Vorbereitungsbogen fürs Erstgespräch (PDF, 2 Seiten, 107 KB, am PC ausfüllbar) - Geräte, Programme, Ansprechpartner, Wünsche.
Sie müssen nichts davon vollständig wissen - was offen ist, klären wir gemeinsam.
Häufige Sorgen - und was wirklich dahintersteckt
Ist ein IT-Dienstleister für ein kleines Unternehmen nicht zu teuer?
Die Kosten richten sich nach Leistungsumfang, Größe des Betriebs und Zahl der Nutzer. Viele Kunden arbeiten mit festen Wartungsverträgen, andere mit flexiblen Servicepaketen - so bleiben die Kosten planbar. Dem stehen die Kosten gegenüber, die ohne Betreuung entstehen: ein Ausfalltag, die Arbeitszeit für die IT nebenbei, verlorene Daten. Ein konkretes Angebot erhalten Sie nach dem kostenlosen Erstgespräch.
Sind wir dafür nicht zu klein?
Nein. okm betreut kleine Büros, Handwerks- und Kfz-Betriebe und Selbstständige mit wenigen Arbeitsplätzen ebenso wie größere Betriebe.
Verliere ich die Kontrolle über meine IT?
Nein. Am Anfang steht eine Bestandsaufnahme, nach der Sie einen genauen Überblick über Ihre Systeme haben. Welche Geräte und Leistungen die Betreuung umfasst, legen wir gemeinsam fest. Und Sie haben einen festen Ansprechpartner, der Ihre IT kennt - keine anonyme Hotline.
Ich verstehe die Fachbegriffe nicht - ist das ein Problem?
Nein. Sie brauchen kein IT-Wissen. Wir erklären, was wir tun, in verständlichen Worten - ohne komplizierte Fachbegriffe, auf Augenhöhe.
Legt die Umstellung unseren Betrieb lahm?
Die Umstellung wird geplant, bevor sie beginnt: erst die Bestandsaufnahme, dann das Konzept, dann die Umsetzung. Vorhandene Geräte und Programme werden in vielen Fällen weiter genutzt, wenn das technisch und wirtschaftlich sinnvoll ist. Updates spielen wir bei betreuten Systemen außerhalb Ihrer Kernarbeitszeiten ein, zum Beispiel nachts.
Wer sieht dann unsere Daten?
Wir arbeiten nach den Vorgaben der DSGVO und setzen auf verschlüsselte Übertragungswege. Gemietete Server laufen im eigenen okm-Rechenzentrum in Deutschland. Auf Wunsch übernehmen wir zusammen mit unserem Datenschutz-Partner auch die Aufgabe des externen Datenschutzbeauftragten.
Bisher macht das ein Bekannter oder ein anderer Dienstleister - wie wechseln wir?
Ein Wechsel beginnt mit einer Bestandsaufnahme: Was ist vorhanden, was läuft gut, wo gibt es Lücken? Bestehende Geräte und Software binden wir ein, wenn das sinnvoll ist. So knüpfen wir an das an, was sich bei Ihnen bewährt hat.
Was kostet das Erstgespräch, und wie geht es danach weiter?
Nichts. Erstgespräch und Erst-Analyse am Telefon sind kostenfrei und unverbindlich. Wir besprechen Ihre aktuelle IT-Situation, geben Ihnen eine erste Einschätzung und zeigen, was sich verbessern lässt. Soll es tiefer gehen, folgt die IT-Infrastruktur-Analyse zum Selbstkostenpreis. Nach jedem Schritt entscheiden Sie selbst.
Warum okm
okm Bürosysteme ist seit 1990 IT-Systemhaus aus Magdeburg. IT, Kommunikation und Bürotechnik kommen bei uns von einem Ansprechpartner - abgestimmt statt aus vielen Einzelquellen. Unser erfahrenes Technikerteam übernimmt Wartung, Reparaturen und Updates, und für Server und Anwendungen betreiben wir ein eigenes Rechenzentrum.
Wir betreuen Unternehmen in ganz Sachsen-Anhalt von der Altmark bis an die Saale, im östlichen Niedersachsen bis in den Raum Hannover und Hildesheim, in Berlin und in den Räumen Leipzig und Erfurt - vor Ort, per Fernwartung und aus dem eigenen okm-Rechenzentrum. Zu unseren Kunden zählen Selbstständige, kleine Büros, Handwerks- und Kfz-Betriebe, Kanzleien, Praxen und mittelständische Unternehmen. Referenzen aus Ihrem Umfeld nennen wir Ihnen gern. Mehr über okm und unser Einzugsgebiet von Hannover bis Berlin.
Der erste Schritt ist ein Gespräch: Erzählen Sie uns, wie Ihre IT heute läuft - wir sagen Ihnen, was für Ihren Betrieb sinnvoll ist. Kostenlos und unverbindlich.
