Die E-Rechnung-Pflicht greift ab 1. Januar 2027 für alle Betriebe mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz: Rechnungen an andere Unternehmen im Inland müssen sie dann als strukturierte E-Rechnung verschicken, Papier und einfache PDF-Dateien reichen nicht mehr. Kleinere Betriebe haben bis Ende 2027 Zeit. Empfangen können müssen alle Unternehmen E-Rechnungen schon seit Januar 2025.
Für viele Betriebe heißt das: Rechnungsprogramm, Postfach und Ablage müssen bis zum Jahreswechsel zusammenpassen. Das ist neben der steuerlichen Frage vor allem eine Aufgabe für die IT - und lässt sich gut planen, wenn ein Dienstleister die Software einrichtet und betreut, wie die okm Bürosysteme GmbH. Dieser Ratgeber beschreibt den Stand Oktober 2026 und ersetzt keine Steuerberatung.
Was ist eine E-Rechnung - und was nicht?
Als E-Rechnung gilt seit 2025 nur noch eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und sich elektronisch verarbeiten lässt. Grundlage ist die europäische Norm EN 16931. Sie gibt ein Format auf Basis einer XML-Datei vor, also maschinenlesbare Rechnungsdaten statt eines Bildes. So erklärt es das Bundesfinanzministerium in seinen Fragen und Antworten zur E-Rechnung (Stand: März 2026).
- XRechnung: eine reine XML-Datei ohne Bildteil. Zum Lesen braucht man ein Anzeigeprogramm, einen sogenannten Viewer.
- ZUGFeRD: ein PDF mit eingebetteter XML-Datei. Ab Version 2.0.1 ist es als E-Rechnung anerkannt, mit Ausnahme der Profile MINIMUM und BASIC-WL. Weicht der Bildteil von den XML-Daten ab, gelten die XML-Daten.
- Keine E-Rechnung: Papierrechnungen und einfache PDF-Dateien per E-Mail. Sie heißen jetzt „sonstige Rechnung“ und sind nur noch während der Übergangsfristen erlaubt.
Auch ein zwischen Geschäftspartnern vereinbartes Format kann zulässig sein, etwa ein bestehendes EDI-Verfahren für den automatischen Datenaustausch - vorausgesetzt, alle Pflichtangaben lassen sich vollständig daraus auslesen.
Ab wann gilt die E-Rechnung-Pflicht für welchen Betrieb?
Die Pflicht betrifft Rechnungen zwischen inländischen Unternehmen. Dazu zählen auch Freiberufler, Handwerksbetriebe und Kleinunternehmer. Rechnungen an Privatkunden sind nicht betroffen. Für den Versand gelten gestaffelte Übergangsfristen:
| Zeitraum | E-Rechnungen empfangen | E-Rechnungen versenden |
|---|---|---|
| seit 1. Januar 2025 | Pflicht für alle Unternehmen | freiwillig; stattdessen Papier oder PDF, ein PDF aber nur mit Zustimmung des Empfängers |
| bis 31. Dezember 2026 | Pflicht für alle Unternehmen | wie 2025 |
| ab 1. Januar 2027 | Pflicht für alle Unternehmen | Pflicht bei mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz; bis 800.000 Euro noch sonstige Rechnung möglich; nicht normgerechte EDI-Verfahren noch bis Ende 2027 |
| ab 1. Januar 2028 | Pflicht für alle Unternehmen | Pflicht für alle Unternehmen |
Maßgeblich ist der Umsatz des Rechnungsausstellers im Vorjahr. Für die Pflicht ab 2027 zählt also der Umsatz des Jahres 2026. Am 15. Oktober 2026 hat das Bundesfinanzministerium ein weiteres Schreiben zur E-Rechnung mit Einzelheiten für die Praxis veröffentlicht. Welche Regel für Ihren Betrieb gilt, klären Sie am besten mit Ihrer Steuerberatung.
Gibt es Ausnahmen von der E-Rechnung-Pflicht?
Ja. Nach Angaben des Bundesfinanzministeriums ist keine E-Rechnung nötig bei:
- Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto,
- Fahrausweisen, die als Rechnung gelten,
- Leistungen von Kleinunternehmern,
- Leistungen an juristische Personen, die nicht Unternehmer sind, zum Beispiel viele Vereine oder staatliche Einrichtungen,
- vielen steuerfreien Umsätzen, etwa Finanzdienstleistungen oder Grundstücksvermietung.
Wichtig: Diese Ausnahmen gelten nur für das Ausstellen. Empfangen können müssen auch Kleinunternehmer E-Rechnungen. Für Rechnungen an Behörden gelten zusätzlich eigene Vorgaben, etwa die E-Rechnungsverordnung des Bundes mit der sogenannten Leitweg-ID; Informationen dazu bietet das Portal E-Rechnung Bund.
Was gilt für Handwerk und Bau?
Für Handwerks- und Baubetriebe beantwortet das Bundesfinanzministerium einige Praxisfragen ausdrücklich:
- Bauleistungen: Im strukturierten Teil der E-Rechnung reicht derzeit die Aufstellung nach Gewerken mit Summen. Die ausführliche Aufschlüsselung nach Leistungsverzeichnis kommt als lesbare Anlage dazu, auf die die Rechnung eindeutig verweist.
- Abschlagsrechnungen: Anzahlungs- und Abschlagsrechnungen, die vor dem Stichtag gestellt werden, müssen nicht als E-Rechnung kommen, auch wenn Leistung und Zahlung erst danach folgen.
- Materialeinkauf: Auch beim Einkauf im Baumarkt über 250 Euro ist eine E-Rechnung auszustellen, sobald der Verkäufer keine Übergangsregel mehr nutzt. Halten Sie dafür eine E-Mail-Adresse für Rechnungen bereit.
- Sammelrechnung: Mehrere Leistungen eines Monats dürfen in einer E-Rechnung zusammengefasst werden.
Gerade Betriebe, die zwischen Baustelle und Büro pendeln, sparen Zeit, wenn Aufträge, Rechnungen und Ablage sauber zusammenlaufen. Wie okm dabei unterstützt, zeigt die Seite IT-Service für Mittelstand und Handwerk.
E-Rechnung empfangen: Was braucht Ihr Büro?
Für den Empfang genügt laut Bundesfinanzministerium bereits ein E-Mail-Postfach. In der Praxis lohnt es sich trotzdem, den Rechnungseingang zu ordnen:
- eine feste E-Mail-Adresse für Rechnungen einrichten und den Lieferanten mitteilen,
- einen Viewer bereitstellen, damit XRechnungen lesbar sind - die Finanzverwaltung bietet dafür den E-Rechnungsviewer im ELSTER-Portal,
- festlegen, wer Rechnungen prüft, freigibt und an Buchhaltung oder Steuerberatung weitergibt,
- prüfen, ob Ihre Buchhaltungs- oder Warenwirtschaftssoftware E-Rechnungen einlesen kann.
Bei ZUGFeRD-Rechnungen gilt: Maßgeblich sind die XML-Daten, nicht das PDF-Bild. Wer nur das Bild ansieht, prüft im Zweifel nicht die gültige Rechnung.
Wie lange und wie müssen E-Rechnungen aufbewahrt werden?
Ein- und ausgehende Rechnungen sind umsatzsteuerlich acht Jahre aufzubewahren. Bei einer E-Rechnung muss mindestens der strukturierte Teil, also die XML-Datei, unversehrt in seiner ursprünglichen Form erhalten bleiben. Ein Papierausdruck erfüllt das nicht. Daneben gelten die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern in elektronischer Form, kurz GoBD.
Für das Büro heißt das: E-Rechnungen gehören in eine geordnete, gesicherte digitale Ablage und nicht in einen E-Mail-Ordner, der irgendwann aufgeräumt wird. Dazu gehört eine verlässliche Sicherung der Daten, mehr dazu im Ratgeber Datensicherung im Unternehmen.
Checkliste: In sechs Schritten zur E-Rechnung
- Betroffenheit klären: Lag Ihr Umsatz 2026 über 800.000 Euro? Dann gilt die Versandpflicht ab 1. Januar 2027.
- Software prüfen: Kann Ihr Rechnungsprogramm XRechnung oder ZUGFeRD erzeugen? Ist ein Update oder ein Zusatzmodul nötig?
- Kunden sortieren: Welche Kunden sind Unternehmen, welche Privatkunden oder Behörden? Liegen E-Mail-Adressen für Rechnungen vor?
- Eingang organisieren: Rechnungsadresse, Viewer sowie Prüf- und Freigabeweg festlegen.
- Ablage sichern: E-Rechnungen unverändert, auffindbar und gesichert speichern.
- Testen: erste E-Rechnungen mit Stammkunden und Steuerberatung ausprobieren, bevor die Pflicht greift.
Bei Auswahl und Einrichtung hilft ein IT-Dienstleister: okm übernimmt die Einführung und Wartung Ihrer Software, von Branchen- und Standardlösungen bis zur zentralen Dokumentenablage. Belege, die weiterhin auf Papier eingehen, lassen sich mit passenden Scannern und Multifunktionsgeräten für die digitale Ablage erfassen - eine E-Rechnung wird daraus allerdings nicht.
okm ist seit 1990 IT-Systemhaus in Magdeburg und betreut kleine und mittelständische Unternehmen, Selbstständige, Kanzleien und Praxen im Großraum Magdeburg, in der Region Braunschweig-Wolfsburg und im Harz. Unser Technikerteam übernimmt Wartung, Reparaturen und Updates, damit Rechnungsprogramm, Ablage und Datensicherung zuverlässig laufen. Mehr über uns lesen Sie unter Über okm.
Sie möchten wissen, ob Ihre Software für die E-Rechnung bereit ist? Im kostenlosen Erstgespräch klären wir in Ruhe, was Ihr Betrieb bis Januar umstellen sollte.
Was bedeutet das für Sie?
Wer 2026 mehr als 800.000 Euro Umsatz macht, hat noch gut zwei Monate, um Rechnungen an Geschäftskunden auf E-Rechnung umzustellen. Kleinere Betriebe gewinnen ein Jahr, sollten die Zeit aber nutzen: Ab 2028 gilt die Pflicht für alle, und manche Geschäftskunden stellen schon früher um. Empfangen müssen Sie E-Rechnungen ohnehin bereits heute.
- Klären Sie mit Ihrer Steuerberatung, ob die Umsatzgrenze für Sie gilt.
- Lassen Sie Rechnungsprogramm und Ablage auf E-Rechnung prüfen.
- Legen Sie Rechnungsadresse, Viewer und Freigabeweg fest.
- Testen Sie den Ablauf vor dem Jahreswechsel.
okm richtet Software, Ablage und Datensicherung ein und betreut sie im laufenden Betrieb. Die steuerlichen Fragen klären Sie mit Ihrer Steuerberatung.
Häufige Fragen zur E-Rechnung-Pflicht
Reicht eine PDF-Rechnung per E-Mail ab 2027 noch aus?
Für Betriebe mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz nicht: Ein einfaches PDF ist keine E-Rechnung, sondern eine sonstige Rechnung. Kleinere Betriebe dürfen sie bis Ende 2027 noch verwenden, ein PDF aber nur mit Zustimmung des Empfängers.
Müssen Kleinunternehmer E-Rechnungen ausstellen?
Nein, Kleinunternehmer sind vom Ausstellen ausgenommen. Empfangen können müssen sie E-Rechnungen aber trotzdem.
Was ist der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD?
Die XRechnung ist eine reine XML-Datei und braucht zum Lesen einen Viewer. ZUGFeRD verbindet ein lesbares PDF mit eingebetteten XML-Daten. Beide Formate erfüllen die Vorgaben, bei ZUGFeRD ab Version 2.0.1 mit Ausnahme der Profile MINIMUM und BASIC-WL.
Muss ein Verein E-Rechnungen ausstellen?
Nur soweit er unternehmerisch tätig ist. Für den nichtunternehmerischen Bereich muss ein Verein E-Rechnungen weder empfangen noch ausstellen.
Wie lange müssen E-Rechnungen aufbewahrt werden?
Umsatzsteuerlich acht Jahre. Dabei muss mindestens die XML-Datei unverändert in ihrer ursprünglichen Form erhalten bleiben.
