Datensicherung im Unternehmen: So schützen Sie Ihre Daten vor Verlust und Erpressung

Eine Datensicherung ist nur so gut wie ihre Wiederherstellung. Viele Betriebe sichern ihre Daten - und merken erst im Ernstfall, dass die Sicherung unvollständig, veraltet oder selbst verschlüsselt ist. Dieser Leitfaden zeigt, wie Sie eine Datensicherung aufbauen, auf die Sie sich verlassen können, und welche Fehler Sie vermeiden sollten.

Warum Daten verloren gehen

Daten auf einer Festplatte sind nicht für alle Zeiten sicher. Das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) rät deshalb, regelmäßig zu speichern und extern zu sichern. Die häufigsten Ursachen für Datenverlust sind dabei ganz alltäglich:

• Technischer Defekt: Festplatten, Server und Notebooks gehen irgendwann kaputt - oft ohne Vorwarnung.
• Bedienfehler: Eine Datei wird versehentlich gelöscht oder mit einer falschen Fassung überschrieben.
• Diebstahl und Schäden: Ein gestohlenes Notebook, ein Wasserschaden oder ein Brand im Büro.
• Schadsoftware: Erpressungssoftware (Ransomware) verschlüsselt Daten und macht sie unbrauchbar. Sie verschlüsselt dabei auch Sicherungen, die dauerhaft mit dem Netzwerk verbunden sind.

Was gehört in die Sicherung?

Die Dateiablage auf dem Server ist meist gesichert. Lücken entstehen an anderer Stelle. Prüfen Sie deshalb, ob diese Daten erfasst sind:

• Datenbanken Ihrer Fachprogramme, etwa für Buchhaltung, Warenwirtschaft, Kanzlei- oder Praxisverwaltung
• E-Mails und Kalender
• Daten, die nur lokal auf Notebooks und Arbeitsplätzen liegen
• Einstellungen und Konfigurationen von Servern und Netzwerkgeräten
• Daten in Online-Diensten - klären Sie, ob und wie lange der Anbieter sie selbst sichert

Viele Fachprogramme bringen eine eigene Sicherungsfunktion mit. Das ist hilfreich, ersetzt aber kein Gesamtkonzept: Die Sicherung des Programms muss zeitlich und inhaltlich zur übrigen Datensicherung passen, sonst liegen nach einer Wiederherstellung Datenbank und zugehörige Dokumente auf unterschiedlichen Ständen. Gerade in Kanzleien und Praxen, in denen Akten, Belege und Dokumente eng zusammenhängen, lohnt sich hier ein genauer Blick.

Die 3-2-1-Regel: eine bewährte Faustregel

Für den Aufbau einer Datensicherung hat sich in der IT eine einfache Regel durchgesetzt:

• 3 Kopien Ihrer Daten - das Original und zwei Sicherungen,
• auf 2 verschiedenen Speichermedien, zum Beispiel Server und Sicherungsspeicher,
• davon 1 Kopie außer Haus, etwa in einem Rechenzentrum.

Wegen der Gefahr durch Ransomware wird die Regel heute oft ergänzt: Mindestens eine Kopie sollte offline oder unveränderbar sein, damit Schadsoftware sie nicht erreicht. Und die Wiederherstellung sollte ohne Fehler getestet sein. Manche sprechen deshalb von der 3-2-1-1-0-Regel.

Wo die Sicherungen liegen sollten

Jeder Speicherort hat seine Aufgabe. Eine Sicherung im eigenen Haus ist schnell zurückgespielt, wenn nur eine Datei fehlt oder ein Server ersetzt werden muss. Eine Kopie außer Haus schützt vor Brand, Wasser und Diebstahl. Und eine Kopie, die vom Netzwerk getrennt oder gegen Veränderung gesperrt ist, bleibt auch dann intakt, wenn Angreifer in Ihr Netz gelangen.

Sicherungen selbst schützen

Eine Datensicherung enthält alle wichtigen Daten Ihres Betriebs auf einmal - Kundendaten, Verträge, Buchhaltung. Sie sollte deshalb verschlüsselt sein, und nur wenige, namentlich festgelegte Personen sollten darauf zugreifen können. Das gilt besonders für Sicherungsdatenträger, die das Büro verlassen.

Wie oft sollten Sie sichern?

Die richtige Frage lautet: Wie viel Arbeit können Sie verlieren, ohne dass es weh tut? Wer abends sichert, verliert im schlimmsten Fall einen ganzen Arbeitstag. Für die meisten Betriebe heißt das:

• Geschäftskritische Daten mindestens täglich sichern, Datenbanken je nach Bedarf auch häufiger.
• Mehrere Stände aufbewahren, nicht nur den letzten. Fehler oder Verschlüsselungen fallen oft erst Tage später auf - dann brauchen Sie eine ältere, saubere Fassung.
• Festlegen, wie lange die Sicherungen aufbewahrt werden, und dabei gesetzliche Aufbewahrungsfristen beachten.

Der wichtigste Schritt: die Wiederherstellung testen

Das BSI empfiehlt Unternehmen ausdrücklich, Sicherungskopien nicht nur anzulegen, sondern regelmäßig zu testen. Nur so wissen Sie, ob die Sicherung vollständig ist - und wie lange es dauert, bis Sie nach einem Ausfall wieder arbeiten können. Spielen Sie deshalb in festen Abständen einzelne Dateien und einmal im Jahr einen kompletten Server probeweise zurück.

Auch der Datenschutz spielt hier hinein: Die DSGVO verlangt in Artikel 32 unter anderem die Fähigkeit, die Verfügbarkeit personenbezogener Daten und den Zugang zu ihnen nach einem technischen Zwischenfall rasch wiederherzustellen. Eine getestete Datensicherung ist dafür die Grundlage.

Sechs typische Fehler

1. Die Sicherungsfestplatte hängt dauerhaft am Server. Bei einem Angriff wird sie gleich mitverschlüsselt.
2. Fehlermeldungen liest niemand. Die Sicherung läuft seit Wochen nicht mehr, und keiner hat es bemerkt.
3. Nur eine Person kennt den Ablauf. Ist sie im Urlaub oder krank, weiß niemand, wie die Daten zurückkommen.
4. Notebooks werden vergessen. Was nur lokal gespeichert ist, fehlt in der Sicherung des Servers.
5. Es wird nur der letzte Stand aufbewahrt. Ist er bereits beschädigt oder verschlüsselt, gibt es keine saubere Fassung mehr.
6. Es gibt keinen Plan für den Ernstfall. Wer macht was, in welcher Reihenfolge, und wen rufen Sie an?

Was bedeutet das für Sie?

Nehmen Sie sich eine Stunde Zeit und beantworten Sie diese Fragen schriftlich - dann wissen Sie, wo Ihre Datensicherung steht:

• Werden alle wichtigen Daten gesichert, auch Datenbanken, E-Mails und Notebooks?
• Gibt es eine Kopie außer Haus und eine, die offline oder unveränderbar ist?
• Prüft jemand täglich, ob die Sicherung erfolgreich durchgelaufen ist?
• Wurde in den letzten Monaten eine Wiederherstellung getestet, und wissen Sie, wie lange sie dauert?
• Ist der Ablauf für den Ernstfall aufgeschrieben und mehreren Personen bekannt?
• Sind die Sicherungen verschlüsselt, und ist klar geregelt, wer darauf zugreifen darf?

Können Sie nicht jede Frage mit Ja beantworten, ist jetzt ein guter Zeitpunkt, die Datensicherung zu überarbeiten - nicht erst nach dem ersten Ausfall.

Wer diese Aufgabe nicht selbst übernehmen möchte: Bei den Managed Services von okm gehören Überwachung, Updates und Wartung zur laufenden Betreuung, und beim gemieteten Server im okm-Rechenzentrum ist die Datensicherung bereits enthalten. Wo Ihre Sicherung heute steht, besprechen wir gern im kostenlosen Erstgespräch.