Ob Drucker-Leasing, Miete oder Kauf die richtige Wahl ist, hängt davon ab, wie viel Sie drucken und wer sich um Wartung und Toner kümmert: Ein gekauftes Gerät gehört Ihnen, Service und Verbrauchsmaterial bleiben aber Ihre Aufgabe. Leasing und Miete verteilen die Kosten auf feste Raten und lassen sich mit Wartung verbinden - so wie bei der okm Bürosysteme GmbH, wo die vorbeugende Wartung im Leasing- und Mietvertrag enthalten ist.
Warum lohnt sich der Blick auf die Druckkosten in Verwaltung, Schule und Verein?
In Verwaltungen, Schulen, Kitas und Vereinen laufen Drucker und Kopierer oft nebenbei mit: ein Gerät im Sekretariat, eines im Lehrerzimmer, ein älterer Drucker im Büro des Vorstands. Gekauft wurde, wenn etwas kaputtging, Toner bestellt, wer gerade Zeit hatte. Was eine Seite am Ende wirklich kostet, weiß dann kaum jemand.
Dabei stecken die Kosten nicht nur im Gerät. Hinzu kommen Toner und Ersatzteile, Reparaturen, Strom, Papier und die Zeit, die jemand mit Bestellungen und Störungen verbringt. Je mehr unterschiedliche Modelle im Haus stehen, desto mehr Verbrauchsmaterial muss vorrätig sein. Wer diese Posten kennt, kann Leasing, Miete und Kauf fair vergleichen. Welche Einrichtungen und Betriebe okm betreut, zeigt die Übersicht IT-Lösungen nach Branche.
Drucker leasen, mieten oder kaufen: Wo liegt der Unterschied?
- Kauf: Das Gerät gehört Ihnen. Sie zahlen den Preis auf einmal und entscheiden selbst, wie lange Sie es nutzen. Wartung, Reparaturen und Verbrauchsmaterial organisieren Sie selbst oder über einen eigenen Servicevertrag.
- Leasing: Sie nutzen das Gerät über eine feste Laufzeit gegen eine monatliche Rate, Eigentümer bleibt der Leasinggeber. Am Ende der Laufzeit geben Sie das Gerät in der Regel zurück und steigen auf ein neues um.
- Miete: ähnlich wie Leasing, oft mit kürzerer Laufzeit und mehr Spielraum - passend für kleine Budgets, befristeten Bedarf oder als Übergangslösung.
| Merkmal | Kauf | Leasing | Miete |
|---|---|---|---|
| Kosten zu Beginn | Anschaffungspreis auf einmal | keine größere Anschaffung, feste Monatsrate | keine größere Anschaffung, monatliche Miete |
| Eigentum | bei Ihnen | beim Leasinggeber | beim Vermieter |
| Wartung und Reparatur | eigene Aufgabe oder eigener Vertrag | häufig im Vertrag kombinierbar | häufig im Vertrag kombinierbar |
| Bindung | keine | feste Laufzeit, meist nicht vorzeitig kündbar | je nach Vertrag, oft flexibler |
| Am Ende | Gerät bleibt, Entsorgung ist Ihre Sache | Rückgabe, Umstieg auf ein neues Gerät | Rückgabe |
Die IHK für München und Oberbayern nennt als Vorteile des Leasings, dass es die Liquidität schont und die Rate fest bleibt. Zugleich weist sie darauf hin, dass ein Leasingvertrag in der Regel unkündbar ist und die Rate neben der Abnutzung auch Zinsen, Bearbeitungskosten und die Marge des Leasinggebers enthält. Ob Serviceleistungen das aufwiegen, lohnt sich im Einzelfall zu prüfen.
Was kostet ein Drucker wirklich? Die Kosten je Seite im Blick
Für den Vergleich zählt nicht der Gerätepreis, sondern die Summe aller Kosten über die Nutzungsdauer, geteilt durch die gedruckten Seiten. Dazu gehören:
- Anschaffung oder Leasing- bzw. Mietraten,
- Toner oder Tinte, Trommeln und Wartungsteile,
- Wartung und Reparaturen einschließlich Anfahrt,
- Strom und Papier,
- der Aufwand im Haus: Bestellungen, Lagerhaltung, Störungen melden,
- Ausfallzeiten, wenn das einzige Gerät im Sekretariat steht.
Fragen Sie bei jedem Angebot nach, ob Toner und Wartung in der Rate oder in einem Preis je Seite enthalten sind - nur dann lassen sich Angebote ehrlich vergleichen. Einen Überblick über den Bestand verschafft eine Druckkostenanalyse: Sie erfasst Geräte, Modelle, Seitenzahlen und Verbrauchsmaterial und zeigt, wo Geräte kaum ausgelastet sind. Wie das abläuft, beschreibt unsere Seite zu Druck- und Kopiersystemen mit Service.
Wann passt Kauf, wann Drucker-Leasing, wann Miete?
- Kauf passt, wenn wenig gedruckt wird, das Gerät einfach ist - etwa ein A4-Drucker im Vereinsbüro - und jemand Toner und kleine Störungen selbst übernimmt.
- Leasing passt, wenn ein leistungsfähiges Multifunktionsgerät zum Drucken, Kopieren und Scannen über mehrere Jahre im Dauereinsatz ist, die Kosten planbar sein sollen und die Wartung dazugehören soll - etwa im Sekretariat einer Schule oder in einer Verwaltung.
- Miete passt bei kleinem Budget, befristetem Bedarf oder wenn sich erst zeigen soll, welches Gerät zum Alltag passt.
Für öffentliche Einrichtungen gilt zusätzlich das Haushalts- und Vergaberecht. Ob ein Gerät gekauft, geleast oder gemietet werden darf und wie die Leistung auszuschreiben ist, klärt Ihre Vergabestelle oder Ihr Träger. Die steuerliche Behandlung von Leasingraten besprechen Betriebe und Vereine am besten mit ihrem Steuerberater - dieser Beitrag ist keine Rechts- oder Steuerberatung. Dieselbe Abwägung zwischen Anschaffung und laufender Rate kennen viele Betriebe auch von ihren Servern, mehr dazu im Ratgeber Server mieten oder kaufen.
Checkliste: Worauf achten Sie im Leasing- oder Mietvertrag?
- Laufzeit und Kündigung: Wie lange läuft der Vertrag, und gibt es Möglichkeiten zum Wechsel, wenn sich der Bedarf ändert?
- Leistungsumfang: Was ist in der Rate enthalten - Wartung, Reparatur, Anfahrt, Ersatzteile, Toner?
- Seitenvolumen: Wie viele Seiten sind enthalten, und was kostet jede weitere Seite in Schwarz-Weiß und in Farbe?
- Reaktionszeit: Wie schnell kommt ein Techniker bei einer Störung, und gibt es bei längerem Ausfall ein Ersatzgerät?
- Einrichtung: Wer bindet das Gerät ins Netzwerk ein, richtet Scan-Ziele wie E-Mail oder Ordner ein und installiert die Treiber an den Arbeitsplätzen?
- Rückgabe: Wer holt das Gerät am Laufzeitende ab, und wie werden die Daten auf dem Gerätespeicher gelöscht?
- Ansprechpartner: Gibt es einen festen Ansprechpartner und Service vor Ort, nicht nur eine Hotline?
Sicherheit und Datenschutz: Was speichert ein Kopierer?
Moderne Multifunktionsgeräte sind kleine Computer im Netzwerk: Sie haben eine eigene Firmware, sind über das Netzwerk erreichbar und legen Druck- und Scanaufträge teils auf einem internen Speicher ab. Das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) widmet Druckern, Kopierern und Multifunktionsgeräten deshalb einen eigenen Baustein im IT-Grundschutz. Das Landesamt für Sicherheit in der Informationstechnik Bayern empfiehlt in seiner Information „Drucker und Multifunktionsgeräte“ (Stand: Dezember 2022) unter anderem:
- voreingestellte Administrator-Passwörter ändern und jedem Gerät ein eigenes, starkes Passwort geben,
- Firmware-Updates regelmäßig einspielen,
- nicht benötigte Funktionen und Dienste abschalten,
- vertrauliches Drucken mit PIN oder Chipkarte nutzen, damit keine Ausdrucke im Ausgabefach liegen bleiben,
- den Gerätespeicher verschlüsseln und gelöschte Aufträge sicher überschreiben.
Gerade in Schulen, Kitas, Verwaltungen und Vereinen gehen personenbezogene Daten über den Kopierer: Schülerlisten, Anträge, Mitgliederdaten. Vereinbaren Sie deshalb vor der Rückgabe eines Leasing- oder Mietgeräts, wie der Speicher gelöscht wird, und lassen Sie sich das bestätigen. Bei Fragen zur DSGVO hilft ein externer Datenschutzbeauftragter.
Welche Rolle spielen Energie und Umwelt?
Für die öffentliche Beschaffung empfiehlt das Umweltbundesamt Bürogeräte mit Druckfunktion, die wenig Energie verbrauchen, langlebig gebaut und schadstoffarm sind. Seine Kriterien beruhen auf dem Umweltzeichen Blauer Engel für Bürogeräte mit Druckfunktion (DE-UZ 219), das unter anderem Duplexdruck, die Eignung für Recyclingpapier und die Verfügbarkeit von Ersatzteilen verlangt. Diese Kriterien eignen sich auch für Vereine und Betriebe als Orientierung bei der Gerätewahl.
okm ist seit 1990 IT-Systemhaus in Magdeburg und betreut neben Unternehmen, Kanzleien und Praxen auch öffentliche Einrichtungen, Schulen, Kitas, Vereine und Verbände in Sachsen-Anhalt. Wir bieten Druck- und Kopiersysteme vom kompakten A4-Gerät bis zum A3-System, im Leasing- oder Mietvertrag einschließlich vorbeugender Wartung. Unser Technikerteam übernimmt Installation, Netzwerkeinbindung, Wartung und Reparaturen. Mehr über uns lesen Sie unter Über okm.
Sie wissen nicht genau, was Drucken und Kopieren bei Ihnen kostet? Im kostenlosen Erstgespräch klären wir in Ruhe, welches Modell zu Ihrer Einrichtung passt.
Was bedeutet das für Sie?
Für die meisten Verwaltungen, Schulen und Vereine ist nicht die Frage „leasen oder kaufen“ entscheidend, sondern ob Wartung und Verbrauchsmaterial geregelt sind und die Kosten je Seite bekannt sind. Wer viel druckt und keine eigene Technik im Haus hat, fährt mit Leasing oder Miete einschließlich Wartung meist entspannter. Wer wenig druckt, kommt mit einem gekauften Gerät gut zurecht.
- Zählen Sie Geräte, Modelle und gedruckte Seiten pro Monat.
- Sammeln Sie die Kosten der letzten zwölf Monate für Toner, Reparaturen und Papier.
- Vergleichen Sie Angebote nach den Gesamtkosten über die Laufzeit, nicht nach der Rate.
- Regeln Sie Datenschutz und Datenlöschung, bevor ein Gerät das Haus verlässt.
okm stellt Druck- und Kopiersysteme bereit, richtet sie ein und hält sie mit vorbeugender Wartung am Laufen. Was zu Ihrer Einrichtung passt, besprechen wir gern mit Ihnen.
Häufige Fragen zum Drucker-Leasing
Was ist der Unterschied zwischen Drucker-Leasing und Drucker-Miete?
Bei beiden zahlen Sie monatlich, und das Gerät gehört dem Anbieter. Leasing hat meist eine feste, längere Laufzeit, die Miete ist oft kürzer und flexibler. Die Einzelheiten regelt der jeweilige Vertrag.
Lohnt sich Kopierer-Leasing für eine Schule oder Verwaltung?
Häufig ja, wenn viel kopiert wird und die Wartung dazugehören soll, weil die Kosten dann planbar sind. Ob Leasing zulässig ist und wie es ausgeschrieben wird, klärt die Vergabestelle oder der Träger.
Ist die Wartung beim Drucker-Leasing inklusive?
Nicht automatisch. Prüfen Sie im Vertrag, welche Leistungen enthalten sind. Bei okm ist die vorbeugende Wartung in Leasing- und Mietverträgen enthalten.
Was passiert mit den Daten auf dem Kopierer bei der Rückgabe?
Viele Geräte speichern Aufträge auf einem internen Speicher. Vereinbaren Sie, dass dieser vor der Rückgabe sicher gelöscht wird, und lassen Sie sich die Löschung bestätigen.
Wann lohnt sich ein gekaufter Drucker?
Wenn wenig gedruckt wird, das Gerät einfach ist und jemand im Haus Toner und kleine Störungen selbst übernimmt.
