IT-Dienstleister finden: Worauf kleine Unternehmen achten sollten
Wer zum ersten Mal einen IT-Dienstleister sucht, weiß oft nicht, woran man einen guten erkennt. Dieses Kapitel erklärt, was ein IT-Dienstleister und was ein IT-Systemhaus macht, welche zehn Fragen Sie vor einer Zusammenarbeit stellen sollten und wie ein Wechsel gelingt, ohne dass Ihr Betrieb stillsteht.
Kurz beantwortet: Woran erkennen Sie einen guten IT-Dienstleister?
Ein guter IT-Dienstleister kümmert sich vorbeugend um Ihre IT, statt nur bei Störungen zu kommen, und gibt Ihnen einen festen Ansprechpartner, der Ihre Systeme kennt. Er erklärt verständlich, was er tut, beschreibt seine Leistungen schriftlich und ist erreichbar, wenn es darauf ankommt - per Fernwartung und vor Ort.
Ob ein Dienstleister zu Ihnen passt, zeigt sich am besten im Gespräch. Die zehn Fragen weiter unten helfen Ihnen dabei.
Was macht ein IT-Dienstleister - und was ein IT-Systemhaus?
Ein IT-Dienstleister übernimmt Aufgaben rund um Ihre IT: Er wartet Rechner und Server, spielt Updates ein, sichert Daten und hilft bei Störungen. Für kleine Unternehmen wird er damit zur externen IT-Abteilung.
Ein IT-Systemhaus geht einen Schritt weiter: Es berät, plant, liefert und betreut die gesamte Technik aus einer Hand - von Rechnern und Servern über Netzwerk und Software bis zu Telefonie und Drucksystemen. Sie haben einen Partner für alles und müssen nicht mehrere Firmen koordinieren.
okm ist ein IT-Systemhaus: IT, Kommunikation und Bürotechnik kommen bei uns von einem Ansprechpartner, und unser Technikerteam übernimmt Wartung, Reparaturen und Updates. Mehr über okm und alle Leistungen.
Externe IT-Abteilung oder einzelner Techniker?
Viele kleine Betriebe starten mit einem einzelnen Techniker oder einem Bekannten, der die IT nebenbei betreut. Das kann gut gehen, solange nichts Größeres passiert. Kritisch wird es bei Urlaub, Krankheit oder wenn das Wissen über Ihre IT nur in einem Kopf steckt.
Ein Dienstleister mit Team bietet hier mehr Sicherheit:
- Vertretung: Fällt ein Techniker aus, übernimmt ein Kollege.
- Wissen im Team: Netzwerk, Server, Software, Telefonie und Drucksysteme kennt nicht jeder gleich gut - im Team ergänzt sich das.
- Dokumentation: Was eingerichtet wurde, ist aufgeschrieben und nicht nur im Gedächtnis eines Einzelnen.
- Planbarkeit: Feste Vereinbarungen statt Hilfe auf Zuruf.
Bei okm betreut Sie ein erfahrenes Technikerteam - mit einem festen Ansprechpartner, der Ihren Betrieb und Ihre IT kennt.
Zehn Fragen an jeden IT-Dienstleister
Stellen Sie diese Fragen vor einer Zusammenarbeit - die Antworten zeigen schnell, ob ein Dienstleister zu Ihnen passt. Zum Mitnehmen gibt es die Fragen auch als Checkliste zum Ausdrucken (PDF, mit Platz für Notizen).
Habe ich einen festen Ansprechpartner?
Eine anonyme Hotline kennt Ihre IT nicht. Fragen Sie, wer sich um Sie kümmert und wer ihn vertritt.
Bei okm: Sie haben einen festen Ansprechpartner statt anonymer Hotline.
Wie schnell hilft der Dienstleister bei einer Störung?
Fragen Sie, wie Sie ihn erreichen, wie schnell er reagiert und ob das schriftlich vereinbart wird.
Bei okm: Viele Anliegen klären wir direkt per Fernwartung, zum Beispiel mit TeamViewer - ohne auf einen Termin zu warten.
Wie wird die Datensicherung gemacht - und wird sie getestet?
Eine Sicherung ist nur so gut wie die Wiederherstellung. Fragen Sie, wie oft gesichert wird, wo die Daten liegen und wie oft der Ernstfall geprobt wird.
Bei okm: Datensicherung gehört zum Wartungsvertrag; bei gemieteten Servern sichern und überwachen wir Ihre Daten täglich automatisiert.
Wird meine IT dokumentiert, und bekomme ich die Dokumentation?
Welche Geräte, Programme, Zugänge und Verträge es gibt, sollte aufgeschrieben sein - auch für den Fall, dass Sie den Dienstleister einmal wechseln.
Wo liegen Passwörter und Zugänge?
Klären Sie, wer welche Zugänge hat und wie sie verwahrt werden. Ihr Betrieb sollte jederzeit Zugriff auf die eigenen Systeme behalten.
Wie lange läuft der Vertrag, und wie kann ich kündigen?
Achten Sie auf Laufzeit, Kündigungsfrist und darauf, was bei einer Kündigung mit Daten, Zugängen und Dokumentation passiert.
Kommt ein Techniker auch vor Ort - und wie weit?
Fernwartung löst vieles, aber nicht alles. Muss Hardware getauscht werden, braucht es jemanden, der in vertretbarer Zeit bei Ihnen ist.
Bei okm: Unsere Techniker sind in ganz Sachsen-Anhalt vor Ort, auch in der Altmark, und im östlichen Niedersachsen bis in den Raum Hannover und Hildesheim; in Berlin und in den Räumen Leipzig und Erfurt nach Absprache. Mehr zum Einzugsgebiet.
Wie geht der Dienstleister mit Datenschutz um?
Kann ein Dienstleister bei Wartung oder Fernwartung auf personenbezogene Daten zugreifen, ist das in der Regel eine Auftragsverarbeitung nach der DSGVO - dann braucht es einen Vertrag dazu. Fragen Sie danach.
Bei okm: Wir arbeiten nach den Vorgaben der DSGVO und übernehmen auf Wunsch zusammen mit unserem Datenschutz-Partner die Aufgabe des externen Datenschutzbeauftragten.
Gibt es Referenzen aus meiner Branche?
Ein Dienstleister, der Betriebe wie Ihren betreut, kennt die typischen Programme und Abläufe.
Bei okm: Wir betreuen unter anderem Handwerks- und Kfz-Betriebe, Dienstleister, Kanzleien und Praxen. Referenzen aus Ihrem Umfeld nennen wir Ihnen gern. Mehr unter IT-Lösungen nach Branche.
Wie wird abgerechnet - und was ist enthalten?
Lassen Sie sich das Abrechnungsmodell erklären und die Leistungen schriftlich beschreiben. Mehr dazu im Kapitel Was kostet IT-Betreuung?.
Bei okm: Die Kosten richten sich nach Leistungsumfang, Größe des Betriebs und Zahl der Nutzer. Ein konkretes Angebot erhalten Sie nach dem kostenlosen Erstgespräch.
IT auslagern: Was Sie behalten und was Sie abgeben
Wer die IT auslagert, gibt die tägliche Arbeit ab, nicht die Verantwortung für den eigenen Betrieb.
Sie geben ab
Updates, Überwachung, Datensicherung, die Hilfe bei Störungen und die Pflege von Servern, Netzwerk und Geräten.
Sie behalten
Die Entscheidungen - welche Geräte angeschafft werden, welche Programme Sie nutzen und wie viel Sie investieren -, Ihre Daten und den Überblick über Ihre IT.
Der Vorteil: Sie und Ihr Team haben wieder Zeit für das Kerngeschäft, und die IT läuft nicht mehr nebenbei. Bei okm steht am Anfang eine Bestandsaufnahme, nach der Sie einen genauen Überblick über Ihre Systeme haben. Welche Geräte und Leistungen die Betreuung umfasst, legen wir gemeinsam fest.
Wechsel vom bisherigen Dienstleister ohne Bruch
Ein Wechsel ist einfacher, als viele denken - wenn er geplant wird:
- Bestandsaufnahme: Was ist vorhanden, was läuft gut, wo gibt es Lücken?
- Übergabe: Zugänge, Lizenzen und Dokumentation vom bisherigen Betreuer einholen.
- Weiter nutzen, was passt: Bestehende Geräte und Software werden in vielen Fällen eingebunden, wenn das technisch und wirtschaftlich sinnvoll ist.
- Umstellen, wenn niemand arbeitet: Updates und Umstellungen gehören in Zeiten, in denen sie den Betrieb nicht stören.
So läuft es bei okm: Wir prüfen Ihre vorhandene IT und binden ein, was sich bewährt hat. Updates spielen wir bei betreuten Systemen außerhalb Ihrer Kernarbeitszeiten ein. In Kanzleien zum Beispiel bereiten wir den Umzug der Daten im Hintergrund vor und stellen am Wochenende oder am späten Abend um, damit am nächsten Arbeitstag alles läuft. Mehr unter IT für Steuerberater und Kanzleien und IT-Service für Mittelstand und Handwerk.
So lernen Sie okm kennen
- 1Erstgespräch und Erst-Analyse am Telefonkostenfrei und unverbindlich
- 2IT-Infrastruktur-Analysezum Selbstkostenpreis
- 3Einmalige Umsetzungenbei Bedarf
- 4Laufende Betreuungfester Ansprechpartner
Der erste Schritt kostet nichts: Im Erstgespräch und der Erst-Analyse am Telefon lernen wir Ihren Betrieb kennen und geben Ihnen eine erste Einschätzung - kostenfrei und unverbindlich. Danach entscheiden Sie, ob und wie es weitergeht.
Zurück zur Übersicht: Leitfaden IT-Einstieg für kleine Unternehmen
Häufige Fragen zur Wahl des IT-Dienstleisters
Was macht ein IT-Dienstleister für ein kleines Unternehmen?
Er übernimmt die Aufgaben einer IT-Abteilung: Wartung und Updates, Überwachung, Datensicherung, Hilfe per Fernwartung und vor Ort, Betreuung von Servern, Netzwerk und Programmen. So läuft die IT nicht mehr nebenbei, und Sie haben einen Ansprechpartner für alle Fragen.
Was ist der Unterschied zwischen einem IT-Systemhaus und einem IT-Dienstleister?
Ein IT-Dienstleister übernimmt einzelne Aufgaben rund um die IT. Ein IT-Systemhaus berät, plant, liefert und betreut die gesamte Technik aus einer Hand - bei okm auch Telefonie und Drucksysteme.
Ist ein IT-Dienstleister ein Auftragsverarbeiter?
In der Regel ja, wenn er bei Wartung oder Fernwartung auf personenbezogene Daten zugreifen kann. Dann verlangt die DSGVO einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Artikel 28. Das sehen auch die deutschen Datenschutzaufsichtsbehörden so (Kurzpapier Nr. 13 der Datenschutzkonferenz).
Lohnt sich ein IT-Dienstleister schon für drei Arbeitsplätze?
Ja. Gerade in kleinen Betrieben kümmert sich oft niemand regelmäßig um Updates, Datensicherung und Störungen. okm betreut kleine Büros und Selbstständige mit wenigen Arbeitsplätzen ebenso wie größere Betriebe.
Wie finde ich einen IT-Dienstleister in meiner Region?
Achten Sie darauf, dass Techniker in vertretbarer Zeit vor Ort sein können, und fragen Sie nach Referenzen aus Ihrer Region und Branche. okm betreut Unternehmen in ganz Sachsen-Anhalt, im östlichen Niedersachsen bis in den Raum Hannover und Hildesheim, in Berlin und in den Räumen Leipzig und Erfurt.
Kann ich den IT-Dienstleister jederzeit wechseln?
Das hängt von Ihrem Vertrag ab - achten Sie auf Laufzeit und Kündigungsfrist. Wichtig für einen reibungslosen Wechsel sind eine aktuelle Dokumentation und Ihre Zugänge. Den Übergang zu okm planen wir mit einer Bestandsaufnahme.
Der erste Schritt ist ein Gespräch: Erzählen Sie uns, wie Ihre IT heute läuft - wir sagen Ihnen, was für Ihren Betrieb sinnvoll ist. Kostenlos und unverbindlich.
